Le siège social d’une société est un élément essentiel dans la vie de l’entreprise, car il en constitue le domicile juridique et permet de déterminer sa nationalité, sa compétence territoriale et son immatriculation. Il est parfois nécessaire de changer le siège social pour des raisons diverses, comme la recherche d’un meilleur emplacement ou la restructuration de l’entreprise. Cet article vous guide sur les étapes à suivre afin de procéder au changement du siège social d’une société.
Décision préalable et formalités internes
La première étape consiste à prendre une décision interne concernant le changement du siège social. Selon la forme juridique de votre société, cette décision peut être prise par les associés ou actionnaires lors d’une assemblée générale ou par le gérant ou président selon les statuts. Il est important que cette décision soit prise en respectant les règles prévues par les statuts de l’entreprise et le Code de commerce.
Une fois la décision prise, il convient d’informer les salariés et éventuellement les partenaires sociaux (délégués du personnel, comité d’entreprise…) du projet de changement de siège social. Leur consultation n’est pas obligatoire, sauf dispositions contraires prévues par une convention collective ou un accord collectif.
Modification des statuts
Le changement du siège social entraîne nécessairement une modification des statuts de la société, puisque l’adresse du siège social y est mentionnée. Cette modification doit être effectuée par un acte authentique ou sous seing privé et doit être signée par les représentants légaux de la société. Il est possible que cette modification entraîne également des modifications sur d’autres éléments des statuts, comme le nom de la société (si celui-ci fait référence à l’ancienne adresse) ou les clauses relatives à la compétence territoriale.
Formalités auprès du greffe
Une fois les statuts modifiés, il est nécessaire d’effectuer les formalités de publicité légale. Il s’agit notamment de déposer un dossier complet au greffe du tribunal de commerce compétent, qui comprend :
- un exemplaire des statuts mis à jour et certifié conforme par le représentant légal ;
- un formulaire M2 dûment complété et signé ;
- un justificatif de jouissance des nouveaux locaux (bail commercial, titre de propriété…) ;
- le procès-verbal de la décision ayant approuvé le changement de siège social;
- un chèque pour régler les frais de greffe.
Le greffe procédera ensuite à l’immatriculation modificative au Registre du commerce et des sociétés (RCS) et vous délivrera un extrait Kbis mis à jour.
Publicité légale
Dans les 30 jours suivant la modification du siège social, une annonce légale doit être publiée dans un journal habilité à recevoir les annonces légales du département du nouveau siège social. Cette annonce doit comporter les informations suivantes :
- la dénomination sociale ;
- la forme juridique de la société ;
- le montant du capital social ;
- l’ancienne et la nouvelle adresse du siège social ;
- le numéro d’immatriculation au RCS.
Le coût de cette publication varie en fonction du nombre de caractères et du journal choisi.
Informations aux partenaires et tiers concernés
Il est important d’informer les partenaires et tiers concernés (clients, fournisseurs, administrations…) du changement de siège social afin d’éviter tout désagrément lié à une mauvaise communication. Pensez également à mettre à jour vos documents commerciaux (factures, devis, cartes de visite…) ainsi que votre site internet et vos réseaux sociaux.
Délais et coûts globaux
Le changement de siège social demande généralement quelques semaines pour être effectif. Il est important de respecter les délais légaux pour éviter des sanctions. En ce qui concerne les coûts globaux, ils comprennent principalement les frais de greffe, le coût de la publication dans un journal d’annonces légales et éventuellement les honoraires d’un avocat ou d’un expert-comptable si vous faites appel à leurs services.
Pour garantir la réussite d’un changement de siège social, il est important de bien se préparer en amont, notamment en s’assurant du respect des formalités internes et légales. Le recours à un professionnel du droit peut être utile pour vous guider dans ces démarches et vous assurer de leur conformité.